Omdat projecten beter succesvol te managen zijn als ze zijn onderverdeeld in logische en beheersbare fases werkt BE inspired over het algemeen volgens onderstaand stappenplan. Op deze manier is de kans op (kleine) misstappen (een onvermijdelijk en integraal onderdeel van elk ontwikkelproces) veel kleiner en de gevolgen veel overzichtelijker. Hierdoor is het veel makkelijker sneller in te grijpen en zijn correcties veel minder vergaand

Fasen:

• Briefing
• Offerte
• Opdrachtbevestiging
• Conceptfase
• Ontwerpfase
• Vormgeeffase
• Technische Realisatie
• Eindoplevering
• Implementatie
• Nazorg
• Evaluatie

Tijdens alle fasen is een projectmanager actief die het proces begeleid.

Offerte:

Opdrachtbevestiging:

Na het bespreken van de offerte wordt een opdrachtbevestiging opgesteld waarin alle afspraken staan tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Hierin komen o.a. de gemaakte keuzes (een offerte bevat vaak meerdere keuzes), de deadlines, de (aan)betaaltermijnen en de voorwaarden. Deze opdrachtbevestiging wordt door zowel opdrachtgever als opdrachtnemer getekend. Hiermee is de opdracht officieel verleend en aanvaard.

Conceptfase:

Tijdens de conceptfase worden alle strategische keuzes op een rijtje gezet en behandeld. ‘Vanaf scratch’ wordt het gehele ondernemersplan tegen het licht gehouden en worden alle keuzes en hun consequenties zo veel mogelijk geëvalueerd. Daarnaast wordt een technisch document gemaakt waarin alle functionaliteit van de webshop, het CMS en de back-end admin worden beschreven. Er wordt een plan gemaakt voor de marketing, de bedrijfsprocessen en de webshop functies. Daarnaast worden de conversiedoelen en subdoelen opgesteld, een S.E.O. strategie bedacht en de doelgroep en subdoelgroepen in kaart gebracht. In een plan van aanpak worden alle afspraken met alle samenwerkende partijen vastgelegd en wordt de manier van projectmanagement afgesproken. Tevens wordt er een testpanel samen gesteld dat tijdens de ontwikkeling zal worden ingezet om de voorstellen te testen en van usability commentaar te voorzien.

Ontwerpfase:

De ontwerpfase richt zich op de ‘look & feel’ van de webshop. De gehele uitstraling zal in de conceptfase in tekst worden weergegeven, tijdens de ontwerpfase wordt dit omgezet naar beelden. In deze fase wordt ook een logo en een huisstijl ontwikkeld incl. alle bijbehorende elementen (kleurgebruik, lettertype, briefpapier, e-mailtemplate, visitekaartje)

De resultaten van deze fase zullen worden voorgelegd aan het testpanel. Hier meten we of de elementen de gewenste uitstraling hebben en de juiste gevoelens opwekken bij de doelgroep. Zonodig volgt aanpassing en revaluatie.

Vormgeeffase:

Tijdens de vormgeeffase worden alle grafische elementen verder uitgewerkt volgens de richtlijnen die in de ontwerpfase zijn vastgelegd. De complete webshop wordt dus vormgegeven; elke button, alle types pagina´s, de homepage etc. etc.

Ook deze resultaten worden weer aan het testpanel voorgelegd ter evaluatie.

Technische realisatie:

In deze fase gaan de programmeurs aan de slag om de webshop daadwerkelijk te programmeren. Hierbij worden de ontwerpen en richtlijnen uit de concept-, de ontwerp-, en de vormgeeffase nauwgezet gevolgd. De projectmanager zorgt dat bij aanvang het gehele functioneel ontwerp voorzien is van design en dat de programmeurs al het materiaal hebben om alle technische functies te ontwikkelen. Tevens managed hij tijdens deze fase het versiebeheer. Een belangrijk onderdeel van deze fase is een zeer uitgebreide testfase waarbij zowel op gebruiker als op techniek (alle functies in verschillende platforms en browsers) wordt getest.

Eindoplevering:

Nadat alles is getest en zonodig nog is aangepast dragen we het project aan u over. U krijgt hier de inlogcodes van het CMS, de admin en de hosting account. Tevens worden alle functies met u doorgenomen en krijgt u zonodig uitleg/instructies van de projectmanager voor gebruik van het CMS.

Implementatie:

Het kan goed zijn dat we u (na eindoplevering) nog verder kunnen helpen met het ´naar de doelgroep brengen´ van uw product. Marketing- en communicatiesupport, distributie- of organisatieadvies kunnen (voor zover nog niet opgenomen in de conceptfase’ hier onderdeel van zijn.

Nazorg:

Na de oplevering blijven we beschikbaar voor ´fine-tuning´mocht dat nodig zijn. Natuurlijk geven we ook service en uitleg m.b.t. alle opgeleverde producten (b.v.: hosting, e-mail, CMS etc.)

Evaluatie:

Geruime tijd na de eindoplevering/implementatie van het product evalueren we de werkzaamheid hiervan en stellen we hier een rapportje over op. Aan de hand van de omzetresultaten in combinatie met de statistieken kunnen we het succes meten en hier een analyse over schrijven. Uit zo´n analyse valt vaak waardevolle informatie te halen betreffende de efficiëntie van de marketing inspanningen en wellicht verbeterpunten.

Projectmanagement:

Bij BE inspired worden projecten gemanaged volgens de PRINCE2 methode. Dit is een veelgebruikte, internationaal erkende methodiek die toepasbaar is op elk soort project. De methode is zeer flexibel en eenvoudig aanpasbaar. Aspecten die niet van toepassing zijn op een bepaald project (of niet nuttig voor-) kunnen eenvoudig worden overgeslagen.

PRINCE2 ziet als grondbeginselen van goed projectmanagement:

• Een project is een eindig proces met een duidelijk begin en eind.
• Projecten moeten altijd worden beheerst om succesvol te zijn.

De belangrijkste kenmerken van PRINCE2 zijn:

• Business Case: Zakelijke rechtvaardiging van het project (welke voordelen heeft het project voor de organisatie, in hoeverre draagt het project bij aan de bedrijfsdoelstelling, wegen de opbrengsten van het project op tegen de kosten ervan).
• Product Based Planning: Een planning die gebaseerd is op de producten die (tussentijds en aan het eind) opgeleverd moeten worden.
• Organisation: Gedefinieerde organisatiestructuur voor het project (projectmanager, opdrachtgever, stuurgroep, enz.).
• Stages: Beheersbare en Controleerbare managementfasen.
• Management by Exception: De stuurgroep (Project Board) komt alleen bij elkaar als dat echt nodig is.